Existe
cierta similitud entre la vida y la tecnología, y
es que ambas ocurren vertiginosamente, día a día
nos asombramos con cosas nuevas, a veces fuera de nuestra
comprensión.
a2 te sorprenderá y te hará sentir el placer
de lograr todo aquello que quisieras hacer y hacerlo bien,
sin fronteras para tu imaginación.
a2 es una herramienta administrativa configurable que permite
consolidar operaciones administrativas bajo un sólido
concepto y una amigable interfaz que la convertirá
en la mejor aliada de la gerencia moderna. Esto es donde
a2 es único, ninguna otra solución en el mercado
hoy proporciona, la funcionalidad y la habilidad incomparable
de adaptarse a la solución rápidamente e incluso
a los cambios más complejos.
La organización administrativa de a2 esta conformada
en módulos o departamentos, todos relacionados de
manera lógica.
- Inventario
- Proveedores
- Clientes
- Bancos
- Ventas
- Consolidación Contable
- Vendedores
- Reportes del Sistema
- Compras
- Generador de Informes Personalizados
La herramienta cuenta con un módulo de administración de
usuarios que reúne una serie de características que lo convierte
en producto único en su estilo, entre ellas están: Bases
de datos configurables. Posibilidad de crear campos adicionales
a las bases de datos e incorporarlas fácilmente al sistema
y a los formatos de impresión. Directorios de datos asignados
por el administrador del sistema. Administración de números
de correlativos y parámetros del sistema. Creación de cuentas
de usuarios.
Generador de Informes Personalizado: Incorpora
el más poderoso, avanzado y flexible generador de
Informes. Cuenta con una facilidad y con un concepto muy
amigable que le permite crear informes, sin complicaciones.
Lo que reducirá de manera sustancial el tiempo y
costo en la distribución de información importante
para la toma de decisiones.
Contribuyentes Especiales:
Incorpora
la nueva providencia Administrativa del Seniat con respecto
a los contribuyentes especiales y su función como
agentes de Retención para el impuesto al valor agregado
(IVA). Es importante también resaltar que aquellos
contribuyentes ordinarios que le vendan a contribuyentes
especiales deben llevar el control sobre el IVA retenido
ya que el mismo debe reflejarse en el libro de ventas para
el momento de la liquidación del impuesto.
Código
Único Asociado:
Es una utilidad muy práctica que sirve para relacionar
uno o más códigos aparte del identificador
original del producto. Pueden ser aplicados a cualquier
producto, siendo de gran utilidad a productos matriciales
(tallas y colores) y las ofertas y presentaciones.
Consolidación Administrativa Contable: Una
de las características más resaltantes es
la facultad de consolidar la información administrativa
hacia la contabilidad con una gran flexibilidad en cuanto
a la manera de construcción del comprobante. a2 siempre
siguiendo un esquema innovador y práctico implementa
esta nueva alternativa para crear comprobante sin alterar
el estilo de contabilización de la empresa o contador.
Para complementar la gestión consolidadora se le
incluyó la posibilidad de implementar centros de
costos en todas las transacciones para luego ser trasladadas
hacia la contabilidad, todas estas nuevas características
tienen como finalidad satisfacer la diferentes gamas de
usuarios del mercado venezolano.
Consolidación
Bancaria Contable: Esta opción le permitirá
postear todos los movimientos generados en el módulo
de bancos a contabilidad de forma automática.
Facturación
en lotes (Colegios - Clubes):
Asignar
Cargos automáticos por autorizados al igual que la
posibilidad de descuentos sobre el precio establecido de
los cargos.
Preliminar de facturación en lotes, con esta opción
usted podrá realizar procesos como visualizar, modificar,
eliminar y comparar transacciones del preliminar de facturación
para luego concluir el proceso con la totalización,
sólo es permitido un preliminar a la vez.
Apartados:
Posibilidad de manejar transacciones comerciales
entre la empresa y sus clientes, donde el cliente abona
en varias partes hasta cancelar la mercancía y generar
la factura. No hay salida de inventario de forma inmediata.
Según las políticas establecidas, los artículos
pueden ser restados del inventario al momento de hacer el
apartado o no.
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| Características
Generales: |
Manejo
de alto nivel de transacciones de manera confiable.
Bases de datos configurables: Posibilidad
de crear campos adicionales a las mismas e incorporarlas
fácilmente al sistema y a los formatos de impresión.
Formas (pantallas) configurables.
Formatos de impresión adaptables a los
existentes en las empresas y posibilidad de crear
múltiples documentos de salida por transacción
(factura, presupuesto, orden de compra, entre otros) y
dirigirlos a cualquier impresora instalada en la red.
Posibilidad de generar codificación automática
o rellenar los códigos con ceros automáticamente.
La herramienta cuenta con un módulo de
administración de usuarios que reúne
una serie de características que lo convierte en
producto único en su estilo.
Menús
totalmente diseñados según las necesidades
de cada empresa.
Construcción de sólidos perfiles de
usuario con la ayuda de políticas por transacciones
que permiten una fácil administración
y mantenimiento.
Estadísticas, proyecciones y gráficos
acumulables hasta 36 meses ó periodos.
Teniendo la opción de cierre de estadísticas,
para aquellos usuarios que trabajan con periodos abiertos
ó superiores a un mes, inclusive para los usuarios
que operan con periodos extendidos, se elaboró
la opción de cierre de estadísticas,
que permite sin la necesidad de elaborar el cierre
de periodo, inicializar las estadísticas para
el nuevo periodo.
Guías
de Despacho: Incorporación de las
guías de despacho que permite la creación
de documentos, asociando las facturas emitidas de
manera parcial o total para controlar de forma efectiva
la entrega de la mercancía.La Guía de
despacho es un documento que justifica la entrega
de una mercancía en forma y tiempo. Si su cliente
firma la guía y usted recibe una copia de esta
recepción, es la mejor manera de evitar futuros
problemas a la hora del cobro de las facturas. De
esta forma usted puede justificar la entrega de la
mercancía, para posteriormente cobrar la factura.
Planificación de Cobranza: Conjunto
de actividades que realiza una empresa para la recuperación
del crédito otorgado, para la adquisición
de productos o servicios que fueron proporcionados
a sus clientes.
Manejo
de Caja Chica: Incorporación de módulo
para el manejo de caja chica. Aquellas empresas que
quieran controlar las salidas de efectivo pueden utilizar
esta nueva herramienta. Al mismo tiempo la versatilidad
del mismo permite incorporar en el libro de compras
aquellas facturas que se pagan por caja chica y tienen
crédito fiscal.
Las operaciones de compra cuentan con una variable
al momento de totalizar que se denomina “Fecha
Libro”. El objetivo de esta nueva variable
es poder reflejar un documento de una fecha en el
libro de un período posterior.
Posibilidad de configurar desde el módulo de
títulos y correlativos que las retenciones
de IVA, tanto en ventas como en compras sean aplicadas
al momento del pago.
Manejo de formato para el libro de
venta que lo identificamos con el nombre
de “Isla de Margarita”.
Este nuevo formato expresa las ventas con parámetros
exigidos por el Seniat en la isla y en la zona franca
de Paraguana.
Inclusión de series para todas
las transacciones de cuentas x cobrar (facturas,
notas de débito y crédito) que afecten
el libro de ventas .
Inclusión de centros de costos para
todas las operaciones de cuentas x cobrar.
Manejo de los clientes eventuales
como los maneja el punto de venta.
Posibilidad de compartir el mismo correlativo para
las devoluciones de venta y notas de crédito
que afecten el libro de ventas. Activando esta nueva
propiedad logramos al momento de imprimir el libro
de ventas que estas 2 transacciones logren un correlativo
único y al mismo tiempo todas aparecen con
la descripción de N/C en el libro.
Emisiones
de Órdenes de Pago: Incorporación
de las ordenes de Pago. A través de este
nuevo módulo la cancelación de las
cuentas x pagar puede ser gestionada para su posterior
pago desde el módulo de bancos. Con solo
activar la política en la sección
de bancos de permitir la elaboración de ordenes
de pago, el sistema activa una opción en
cuentas x pagar para el uso de las mismas.
Manejo
de seriales de los productos.
Histórico
de Seriales: Crea un histórico
de todos los seriales procesados y deja
en el sistema sólo los disponibles.
Manejo
de Tallas y Colores.
Manejo
de Lotes y Vencimientos (Medicinas).
Plantillas de Venta: A través
de las plantillas de venta podemos crear una
lista de productos que puede ser cargada automáticamente
desde el módulo de ventas.
Módulo para la impresión
de las estadísticas: Cualquiera
de las estadísticas disponibles en el
sistema puede ser impresa colocando los filtros
disponibles e incluyendo el período que
se desee.
Filtro disponible para el Libro de Ventas:
Cuando existen series creadas que permite ordenar
los libros (solo los formatos configurados por
el usuario) por serie.
Módulo para visualización
de transacciones Pendientes (a2Vista.exe): a2
Vista es un sistema creado principalmente para
el control y administración de las transacciones
bancarias pendientes que maneja una empresa,
por medio de una interfaz gráfica amigable
al usuario, creación de transacciones,
control de avisos, impresión de reportes
de transacciones y cuentas, entre otros.
Incorporación
de Impresoras Fiscales para el Módulo
de Ventas y Devolución de Ventas.
Inclusión del campo Modelo
en el grid de búsqueda
El Módulo de clientes cuenta con una
opción que permite consultar
de forma rápida los cheques devueltos
que ha tenido el cliente (Históricos),
los días que se ha demorado en reponer
el monto del cheque así como información
del saldo pendiente del cliente e información
de su última compra y pago.
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Características
Generales (Continuación):
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Histórico
de Operaciones.
Históricos
de Clientes: Permite llevar la información
acumulada del último precio que se
le dio al cliente en los ítems de inventario,
igualmente registra la información
relacionada al documento con el cual se hizo
la transacción.
Histórico
de Bancos: Crea un histórico
de las transacciones conciliadas permaneciendo
luego en el módulo de bancos sólo
las transacciones actuales.
Ofertas y Presentaciones: La posibilidad
de elaborar Ofertas en la aplicación
es una de las bondades más resaltantes
además de ser bastante flexible y fácil
de configurar. Pudiendo llevar la oferta a un
nivel más específico, en función
del tiempo. Los parámetros variables
son: Rango de fecha en el cual la oferta podrá
ser usada por el departamento de ventas además
el horario por día. Presentaciones: Manejo
de Unidad Completa y Detallada: Esta es una
de las bondades mas resaltantes de la aplicación
ya que le amplia las diferentes alternativas
que puede tener para facturar un producto del
inventario, además que le permitirá
tener el control de las operaciones de inventario
específicamente de las ventas unidades
tanto por caja como detallado. La aplicación
maneja cada una de las presentaciones elaboradas
como Precios diferentes de ese ítem esto
lo podrá visualizar en el módulo
de facturación al momento de seleccionar
el precio de venta es decir en el campo PRECIO.
Manejo de Imágenes (fotos, logos) en
todos los archivos.
Privacidad
del documento: Característica que permite
que las transacciones no sean manejadas por todos los
usuarios protegiendo así, información confidencial.
Kardex
de Inventario: De esta forma el reporte de inventario
incluye las operaciones realizadas de forma cronológica
para cualquier fecha del período en curso.
Consulta
Histórica de Movimientos de Inventario:
Posibilidad de visualizar las operaciones de inventario
sin la necesidad de activar períodos anteriores.
Creación
de Terceros: El módulo de sistema cuenta
con una opción que permite crear en la contabilidad
de forma automática todos los clientes y proveedores
como terceros.
Reporte
Fiscal de Ventas: Posibilidad de emitirle reporte
con un formato que permite detallar por cada uno de los
puntos de ventas información de ventas con detalles
fiscales como son: montos en las diferentes bases gravadas,
impuestas, correlativo de inicio y final del día,
montos vendidos en efectivo, cheques y tarjetas.
Posibilidad
de Ajustar precios en las transacciones que permite
de una manera bien dinámica y sencilla, consultar
la rentabilidad que una determinada transacción
tiene, así como cambiar los precios de manera individual
ó toda la operación para ajustarla a un
porcentaje ó precio determinado.
Anulación
de Operaciones: El sistema permite anular operaciones
de Ventas (Facturas y Devoluciones) y operaciones de Compra
(Facturas y Devoluciones). De igual forma elabora el reverso
de toda la operación en los inventarios, ventas
y compras, cuentas x cobrar y pagar. El sistema mantiene
un archivo de auditoria que permite verificar el documento
anulado, pudiendo el usuario en cualquier momento, ver
los productos involucrados en la transacción, así
como la forma de pago del mismo.
Elaboración
de Formatos para Libros de Compras y Ventas:
Cuenta con un poderoso editor de formatos para la elaboración
y adecuación de los libros de compras y ventas
que le permite personalizar a cada usuario su libro dependiendo
del tipo de contribuyente que sea y de los productos que
venda.
Asignación
de Número de Control: Este Módulo
el usuario puede asignar antes de imprimir los libros,
los controles a cada documento en lote. Las facturas que
tengan más de una página, son registradas
automáticamente de forma tal, que el sistema sabe
cuales son los documentos que llevan 2 ó más
controles.
Auditoria
de Documentos: Módulo para auditoria de
documentos. (Consolidación contable).
Módulo
de Financiamiento: Forma de pago financiamiento
hasta 60 meses, manejo de interés simple ó
valor futuro, posibilidad de manejar inicial mínima,
cuota ó giros por defecto y en forma manual, manejo
de cuotas extraordinarias.
Importación
y Exportación de precios hacia sucursales.
Módulo
de sucursales el
cual está conformado por 2 aplicaciones:
Módulo de (Casa Matriz)
y Módulo de (Oficinas - Sucursales),
los cuales están integrados
a la aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable,
permitiendo el envío y recepción de datos
para mantener la información al día de forma
segura e integra. Envío
de precios y productos:
Ejecuta la transferencia de los
precios de productos, ofertas activas o presentaciones.
Envío de
Transacciones:
Operaciones como traslados de mercancía
pueden ser enviadas de forma automática a la sucursal,
evitando así la intervención del usuario
en la entrada de datos. Recibir
Transacciones: Permite
procesar las operaciones que se generen en la sucursal.
Consulta
de Existencias:
Cuando las operaciones de las sucursales son enviadas
a casa matriz, existe la posibilidad de enviar la existencia
disponible de cada ítem. De esta forma se puede
consultar y comparar con la existencia local. Módulo
de Reportes: Permite elaborar reportes comparativos
de ventas y unidades vendidas totalizadas por cada una
de las sucursales existentes.
Manejo Contribuyentes
Especiales:
Incorpora la providencia Administrativa del Seniat con
respecto a los contribuyentes especiales y su función
como agentes de Retención para el Impuesto de Valor
Agregado (IVA). La aplicaron dispone de una variedad de
reportes que permite de manera resumida ó detallada
llevar un control de las retenciones que se han aplicado
así como aquellas de las que han sido objeto. Los
reportes disponibles son los siguientes: Reporte de retenciones
por proveedor, Reporte de retenciones del periodo.
El sistema dispone de un módulo que permite la
visualización de todas las retenciones que se hicieron
durante el período. Al mismo tiempo para aquellas
compañías que tienen un alto volumen de
transacciones es posible imprimir un solo comprobante
que refleje todas las retenciones del período.
Desde el módulo de retenciones de IVA. es posible
también elaborar el archivo texto, el cual puede
ser enviado al Seniat a través de su página
Web.
Alícuota Reducida: Para contribuyentes
que vendan ó compren productos gravados al 8% (alícuota
reducida) ó 10% (alícuota adicional).
Posibilidad del manejo de las series para la facturación
en lote.
Posibilidad de visualizar un histórico de operaciones
al módulo de clientes y proveedores
Posibilidad de elaborar programas ejecutables o
librerías dll e incorporarlas directamente en el
menú de a2.
Para La Declaración y Pago del Impuesto Al Valor
Agregado la aplicación le ofrece la posibilidad de
la Impresión de la Forma IVA 00030.
Reconversión
Monetaria: 1 de Octubre
de 2007
Nueva variable % para el manejo de los formatos
de impresión Relacionados con la Reconversión
Monetaria: A fin de facilitar el
aprendizaje de las equivalencias, a partir del 1º
de octubre de 2007, todas las ofertas de
bienes y servicios, por ejemplo, revistas, menús
de comida, matrículas escolares, publicidad,
avisos clasificados, servicios públicos,
alimentos, entre otros, deberán indicarse
tanto en bolívares actuales como en “bolívares
fuertes”. Así, por ejemplo, un comercio
de electrodomésticos deberá incluir
en las etiquetas de sus productos la descripción
de su precio tanto en “Bs.” como en
“Bs. F.”.A partir del 1° de enero
de 2008, los precios continuarán expresándose
tanto en bolívares fuertes como en su equivalente
en bolívares actuales hasta la fecha que
el Banco Central de Venezuela así lo determine.
Posibilidad de Realizar el reporte de la
Lista de Precios e incluir una columna que contemple
dichos precios ya convertidos a Bs.
F.
Posibilidad de visualizar los precios de venta expresados
en Bs. y Bs. F, desde
las ventanas de información nos permite la
Consulta de precios, contemplando el manejo de las
dos monedas.
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Reconversión
Monetaria: 1 de Enero de 2008
La
nueva opción denominada “Reconversión
Monetaria” que encontraremos en la sección
de Sistema de la versión 3.0, tiene como
objetivo la reconversión de todos los montos
del sistema que expresen Bolívares (Bs.)
a su equivalente en Bolívares Fuertes (Bs.F)
según la fórmula aprobada por el Banco
Central de Venezuela.
La reconversión es aplicada a los
montos del período actual así como
a los montos de las transacciones de los históricos
para poder elaborar reportes comparativos consistentes.
Como bien sabemos, la nueva moneda entrara
en circulación a partir del 01 de Enero de
2008, sin embargo, el módulo de reconversión
proporciona una opción denominada SIMULACIÓN,
que hace de manera automática una copia de
los datos en otro directorio y aplica la conversión
monetaria a ese directorio; con esto logramos un
proceso perfecto de simulación que nos permitirá
verificar y anticipar los resultados, de manera
que cuando llegue la fecha definitiva estemos seguros
de que lo datos no presentan error alguno.
Una vez que el sistema ha sido actualizado, se incorpora
el uso de las 2 monedas en las transacciones que
manejan efectivo, entre otras:
• Emisión de facturas - Forma
de Pago - Manejo del Vuelto
• Compra de Mercancía
• Elaboración de adelantos desde cuentas
x cobrar y pagar
• Pagos y Abonos desde cuentas x cobrar y
pagar
• Depósitos de Banco
• Módulo de Caja Chica-Entrada-Depósito
a Banco- Disponible en Caja Chica
Calculadora con posibilidad de manejar los Bs. Fuertes.
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