RMA
(Autorización de Devolución de Mercancía):a2
Garantías y Servicios es un módulo que junto
con la aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable
controla, audita y hace seguimiento a productos que necesiten
servicios, posean algún desperfecto que amerite una
reparación, cambio o devolución ya bien pertenezcan
a un inventario propio o de un tercero.
Todo esto posible con la creación de un documento RMA
permitiendo así un seguimiento controlado y manteniendo
la información entre cliente-empresa-proveedor.
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| Características
Generales: |
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Diagnostico de productos.
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Creación de presupuestos.
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Seguimientos de documentos.
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Creación y seguimiento de
tareas.
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Inventario:
El inventario del módulo de garantías y servicios,
sirve para todos aquellos productos que la empresa no vende o
distribuye propiamente.
Recepción de Productos: El
documento RMA se crea con la recepción del producto, el
cual va a servir como numero de identificación de la orden,
para el control y seguimiento de la garantía y/o servicio
del producto.
Citas: Consulta e inserta las citas pendientes.
Al presionar el botón se despliega un menú con las
opciones de citas de hoy y otras fechas mostrando una ventana
con el rango de fechas que se desean consultar.
Presupuestos: Una de las operaciones del módulo
es la creación de presupuestos, que es un documento o informe
que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de
realizarse. La emisión de presupuestos permite a las empresas
establecer prioridades y evaluar la consecución de sus
garantías y servicios. Para iniciar la creación
de un presupuesto, primero se selecciona el documento RMA generado
con la recepción del producto. Una vez de haber seleccionado
el documento, automáticamente se rellenan los campos de
contacto, teléfono y los productos incluidos en ese documento.
Consulta de presupuestos realizados.
Consulta de documentos RMA.
Reimprimir un documento de presupuestos que haya sido procesado.
Consulta y registra las llamadas realizadas al cliente.
Seguimiento: Visualiza una ventana que permite
consultar e insertar el seguimiento y tareas del documento. La
ventana posee tres pestañas: Log RMA (bitácora del
documento), Seguimiento y Tarea. Dentro de la pestaña Log
RMA se detallan todas las operaciones con fecha y hora que se
ejecutan con el documento RMA, desde que se crea el documento
hasta que se finaliza.
Tarea muestra todas las tareas configuradas en
el documento RMA, también permite introducir nuevos detalles
en las tareas (siempre y cuando el documento presente tareas programadas).
Historial: Visualiza la ventana de historial,
el cual permite consultar todos los ítems servicios que
se le realizaron a un producto en operaciones anteriores.
Inicialmente al introducir un ítem este se encuentra con
el estatus “En Espera”, para poder cambiar el estatus
se presiona doble clic sobre el ítem, colocando así
en modo edición el campo de Tercero y Estatus. El campo
Tercero indica si el ítems va ser realizado por un tercero
(otra empresa) y el campo Estatus indica el estado de los ítems
En Espera, Aprobado y No Aprobado. Otro mensaje de confirmación
que puede visualizarse es sobre el estatus del contacto, este
aparece cuando el estatus es “No Contactado”.
Consulta: La opción de consulta permite
hacer un seguimiento completo de todos los movimientos que ha
realizado cada documento, para utilizar esta opción haga
clic en botón consulta.
Servicio: La operación Servicio es una
manera de entregar valor a los clientes, a través de facilidades
que les permitan alcanzar sus objetivos, sin la propiedad, costos
y riesgos de los recursos y actividades asociadas, logrando así
que las áreas de servicios se especialicen y consigan eficiencia
en sus procesos. Los estatus de los ítems de servicio son
diferentes a los de presupuestos, entre las opciones tenemos En
Espera, Iniciado, Parado, Terminando y En Tercero. Una vez finalizados
todos los ítems del servicio se procede a totalizar el
documento, a diferencia de totalizar Presupuesto en donde algunos
casos se visualizan la ventana de Pago, en Servicio se genera
una factura pendiente en a2 Administrativo con todos los ítems
del documento juntos con sus montos, también se imprime
el documento Servicio que es totalmente configurable al igual
que el de Presupuesto. Para terminar el proceso solo hay que totalizar
la factura pendiente en a2.
Terceros: La opción Terceros permite consultar
los productos e ítems que están en mano de otras
empresas de servicio o proveedores.
Consulta: La opción de Consulta en el
menú de servicio es similar a la Consulta Presupuesto.
Esta opción consulta y detalla los documentos de servicio
y presupuesto.
Citas: La operación Citas permite planificar,
consultar y llevar el registro de servicios de un determinado
producto. Las citas pueden crearse a productos ya recibidos o
por recibir para realizarle bien sea un servicio, una revisión,
entre otros. La ventana posee un menú lateral izquierdo
con las opciones de Programar y Consultar.
Programas Citas: La opción Programar permite
crear las citas a productos que por primera vez se van a recibir
o ya se han recibido. Para crear las citas son necesarios los
campos de Producto, Contacto y Fecha de la cita.
El formulario de creación de citas esta conformado por
Doc. RMA (campo de búsqueda por documento RMA de productos
de a2 y G&S), Producto, Contacto, Serial del producto, Fecha
de la cita, Razón, Descripción y Detalle. Si el
producto seleccionado para la creación de la cita posee
un historial de citas anteriores, estas aparecerán en la
lista que se encuentra debajo del formulario.
El historial de las citas está relacionado con el serial
del producto, es por eso, que es importante introducir el serial
del producto a la hora de recibirlo.
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| Características
Generales: (Continuación) |
Tareas:
Opción de crear y llevar el control de labores o
asignaciones realizadas en el área de servicio. Permite
consultar la información de estado de las tareas
y hacerle seguimiento, facilitando y agilizando los trabajos
en proceso.
Programar Tareas: Las tareas se crean por
medio de la opción de Programar, para la creación
de las tareas son necesarios los campos de Descripción
(descripción o nombre de la tarea), Prioridad (baja,
media o alta), Fecha de Inicio, Fecha de Finalización,
Grupo de Trabajo, Documento RMA y Tarea. Los campos Grupo
de Trabajo y Documento RMA no son obligatorios introducirlos
a la hora de crear la tarea. Dentro del campo de texto tarea
se detallaran los objetivos y actividades que se desarrollaran
en la tarea.
Seguimiento: Una tarea es un elemento que
necesita un seguimiento hasta su finalización, para
mantener el control y estado de las actividades y asignaciones
que esta posea. El seguimiento permite consultar tareas
por medio de Fecha de Inicio, Fecha Finalización,
Documento RMA, Grupo de Trabajo, Prioridad y Estatus.
Consulta: Una de las características
esenciales del módulo es la consulta de los documentos
RMA, esta opción permite el seguimiento de los productos
recibidos (RMA) para servicio y/o garantía. La
consulta de documentos RMA es una herramienta útil
a la hora de verificar e informar el estatus de un documento
a un cliente en particular. Además de consultar el
estatus, se puede hacer seguimiento a los RMA por medio
de el Log (bitácora que se crea junto con el documento
RMA), también están los seguimientos a presupuestos
y a servicios entre otras opciones disponibles. La ventana
de consulta posee dos listas la cual detallan la información
correspondiente a los documentos RMA. La primera lista muestra
los documentos RMA detallando el Número de Documento,
Estatus (general), Estatus del Pago, Estatus Contacto, Número
de Productos, Fecha de Emisión, Fecha Termino, Contacto
y Telf. del Contacto. Debajo de la lista general también
se detalla los montos de Revisión, Servicio y Adelanto
de los documentos. La segunda lista esta relacionada con
la primera, ya que esta detalla los productos contenidos
en los documentos RMA, especificando el Código, Descripción,
Serial, Recibido por, Modo (Servicio, Garantía o
ambos), Concepto (Servicio, Reparación, Evaluación
entre otros) y Cantidad.
Otras
opciones que posee la ventana es la consulta de LOG, Contacto
(para presupuesto y servicio), Seguimientos/Tareas (para
presupuesto y servicio) y Anulación de RMA. Log RMA
(Bitácora): muestra una ventana con registros de
eventos relacionados con la creación, proceso y totalización
de los documentos RMA.
Informes:Los informes permiten visualizar
la información contenida en el módulo de forma
detallada y especifica (aplicando los filtros que estos
posean). Los informes que posee el módulo son los
siguientes:
RMA:
Este reporte muestra un listado de los documentos RMA procesados
en el módulo. La ventana posee los campos de filtros
fecha (Desde y Hasta), los Estatus RMA (Pendientes, Recibidos,
Presupuestados, Servicio, Garantía, Entregados, Finalizados
y Anulados), Contacto (Contactado y No Contactado) y Pago
(Pagado, Sin Pago y No Pagado). En la casilla RMA se puede
seleccionar un documento en particular del total de recepciones
realizadas en el periodo. Se pueden detallar los ítems,
incluir los Aprobados/Finalizados y Por Aprobar/No Finalizados.
RMA x Pagos: Muestra los pagos realizados
y por realizar en los documentos RMA por los clientes. Esta
la opción de seleccionar el estatus del documento
y estos pueden ser ordenados por fecha de emisión,
cliente y numero RMA.
RMA x Fechas: Detalla las fechas emisión
y entrega de los documentos RMA y la relación de
entrega-entrega estimada, donde se muestran los días
de retraso (si lo hubo) y el total de días en que
se realizo el servicio. Esta la opción de seleccionar
el estatus del documento y estos pueden ser ordenados por
fecha de emisión, cliente y numero RMA.
Operaciones - General Documentos: Imprime
los documentos de presupuesto y servicios realizados en
el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final.
Esta la opción de incluir los documentos aprobados,
pendientes, totalizados, por totalizar, contactados y sin
contactar. Además se pueden detallar los productos
y los ítems.
Operaciones - Citas Programadas: El reporte
lista todas las citas programadas en el módulo. Se
puede seleccionar el estatus de las citas como pendiente,
citado y cancelada, también esta la opción
de seleccionar la razón de las citas como evaluación,
cambio, reparo, actualización y otro.
Operaciones - Citas x Producto: El reporte
lista y detalla todos los productos que posean citas en
el módulo. Se puede elegir el estatus de las citas
como pendiente, citado y cancelada, también esta
la opción de seleccionar la razón de las citas
tales como evaluación, cambio, reparo, actualización
y otro.
Operaciones - Tareas Programadas: Imprime
todas las tareas programadas comprendidas en rango de fechas
desde y hasta. Se puede filtrar la consulta por grupo de
trabajo (configurados en la ficha de vendedores de a2 administrativo),
estatus (pendiente, en proceso y finalizada) y por prioridad
(baja, media y alta). También esta la opción
de ordenar por los campos fecha emisión, fecha de
inicio, prioridad, estatus y grupo.
Operaciones - Terceros: El reporte lista
y detalla todos aquellos documentos que contengan ítems
en manos de terceros. Para poder ejecutar el reporte es
necesario primero seleccionar el tercero y de forma opcional
se puede ordenar por fecha o por número de documento
RMA. Además se pueden incluir el detalle de ítems
en la consulta.
Operaciones - Historial: Imprime todos
los ítems de servicios aplicados a los productos
con serial, comprendidos en la fecha desde y hasta. Tiene
las opciones de ordenar la consulta por documento RMA, fecha,
técnico o tercero.
Inventario G&S: Muestra un listado
de los productos introducidos en el módulo, con el
código, descripción, categoría, modelo,
marca y precio referencial.
Inventario G&S - Existencia: Muestra
un listado con el código, descripción, la
existencia y existencia detallada de cada producto. La consulta
se puede filtrar por rango de productos.
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